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カテゴリ:ブログ

ChatGPTを使いこなせ! ~業務効率化を実現する方法とポイント~

2023.5.2

ChatGPTとはOpenAI社が公開した対話型AIのことです。ChatGPTに質問をすると、その質問の内容に合致した答えを短時間でいくつも挙げてくれます。つまり、ChatGPTを上手に使いこなせば業務の効率性を大幅に向上させることができます。

しかし、それを上手に使いこなせずあきらめている人は多いと思います。そこでこの記事では、ChatGPTの仕組みや使い方について解説します。

※なお、この記事はバージョン4について記載しています。ChatGPTが更新されるたびに新たな記事を更新する予定ですので、その場合はそちらの記事をご覧ください。

【ChatGPTの仕組みについて】

ChatGPTはOpenAI社が選んだ約5兆語の言語を学習して、記憶しています。質問に対しては、最も確率の高い言語の組み合わせを用いて回答を表示しています。これがChatGPTの仕組みです。つまり、ChatGPTを利用するときには以下の2点に注意する必要があります。

1.ChatGPTは確率論で回答しているため、最終チェックは人間が行うこと

2.求める回答を引き出すために適切に質問をすること

 

【ChatGPTの使い方】

ChatGPTを使うときには以下の2つの操作が重要になります。

①ChatGPTに役割を与えること:

ChatGPTに具体的な役割を与えることで、大枠の条件を絞ることができます。例えば、ChatGPTに文章を作成してもらう場合、「あなたは、プレスリリースの記事を上手に書ける人です。」や「あなたは人気ブロガーです。」など、具体的な役割を与えます。これにより条件を絞れるため、短時間であなたが求めるものを出力してもらえます。

②対話をしながら様々な条件を与えること:

①の操作だけではあなたが求めるものを得られない場合がありますが、ここであきらめずにChatGPTと対話することが重要です。

ここでの対話では、ChatGPTが提供した回答に対して修正や追加の指示をすることが重要で、これによりChatGPTが回答する条件を徐々に絞り込むことができます。この対話を繰り返すとより洗練された回答を得ることができます。

 

【ChatGPTを使うメリット】

これまでの内容からは、ChatGPTがこちらの条件通りにしか動作できないように思われるかもしれませんが、実際にChatGPTを使ってみるとその考えは一変します。

その理由は、ChatGPTの学習量・記憶量が人間よりも圧倒的に多いからです。同じ条件でもChatGPTが提供できる回答の数は人間よりもはるかに多いです。ここがChatGPTのすごいところです。つまり、私たちは想定以上の回答を得る可能性があるということです。ChatGPTを使いこなせるようになると、短時間で質の高い仕事をこなし、仕事の効率性を向上させることができます。

 

ChatGPTは、様々な業務に応用できるツールです。プレスリリースの作成やブログ記事の執筆だけでなく、翻訳、コンテンツの生成、アイデアの提供など、さまざまな場面で活用することができます。自分の仕事や業務において、ChatGPTの活用方法を見つけ出し、効率化を図りましょう。

ぜひ、ChatGPTを使ってみて仕事の生産性向上を実感してみてください。

経営コンサルタント 平田紘基

組織マネジメント・・・なぜうまく行かないのか??その秘密は、〇〇にあった!!

2023.4.3

皆さんは何のために経営していますか?
地域や社会にもっと貢献していきたい・・・・
商品・サービスの提供を通じて、お客様により良くなってほしい・・・
もっと便利な世の中にしたい・・・

などなど、様々な思いを持って事業をされていると思います。

それは、皆さんの会社の経営理念であったり、ミッションであったり、あるはビジョンかもしれません。様々な言い方があるにせよ、皆さんが会社を経営している目的です。

その目的を実現していくためには、利益が必要不可欠です。
また、その利益を高めていくためには、お客様により高いレベルで価値を提供していく必要があります。

長くなりましたが、そのために皆さんは組織を作り、事業を行っていると思います。

自社の目指すところにより近づくために・・・
組織をより良くしていきたい・・・
社員間のコミュニケーションをより良くしたい・・・
お互いのことももっと理解し合って、効果的な仕事をしていきたい・・・

そのように考えている経営者の方は多いのではないでしょうか。

そのために一般的に行われる施策はマネジメントの強化です。

マネジメントとは、一言でいえば、「管理」することです。

 

組織で言うところの管理とは、例えば以下のような取り組みになります。

・人事評価制度、賃金制度の作成と運用
・1on1のミーティング、面談制度
・ブラザー制度(若い社員を特定の先輩社員がサポートする制度)
・目標管理制度
・プロジェクト組織
・人材育成のための教育制度 などなど

実際の小規模・中小企業でも上記のような制度を導入して、組織をより良くしていこうという取り組みがあり、それ自体は決して悪いことではありませんし、むしろ望ましいことです。

しかし、なかなか上手くいかない会社も多いのが現状ではないかと思っています。

その原因は何か?

組織活性化を考える時に、私たちはどうしてもマネジメント先行で考えてしまいがちですが、それが上手くいかない原因かもしれません。

組織活性化には、マネジメントともうひとつ重要な要素があります。
それは、「組織心理」です。
組織心理とは、組織心理学という学問の考え方と同じです。
組織心理学とは、応用心理学の一分野で、1960年代に発展したと言われています。個人とそれを取り巻く組織環境の中での人の心理的な側面に焦点を当てた研究です。
ここでいう組織心理は、まさに組織は個人の集合体で、各個人は様々な思いを持って組織を形成しています。

たとえば、
本当はチームメンバーみんなが共に成長し、それぞれが自分の分野で成果をだしたらいいと思っているのに、自分の得意分野で同僚が自分よりも成果を出したことに、なんとなくモヤモヤするとか・・・

上司からは何でも言ってこい、と言われていても、何となく相談しにくいとか、相談しにいくのにちょっとした勇気が必要で、後回しになったりとか・・・

会社からは求められている行動はこうなのに、なぜかそうしたくない・・・とか

本来は同じ方向を向いているはずの社長(父)と後継者(子息)がなぜか意見が対立したり、関係が上手くいかない・・・

単に制度だけ導入してもうまく行かないのは、そういうような表面的には現れてきにくい個人の心理的な要素が働いていることが十分に考えられます。

組織活性化のために、組織心理へ配慮するポイントの2つを紹介します。
(肯定的意図)
人の行動、それを生み出す心の動きには、肯定的意図があると言われます。肯定的意図とは、表面的にはネガティブな考えや行動もその本質は、その人自身にとって何か有益なものがあるということです。

自分の得意分野で同僚が自分よりも成果を出したことに、なんとなくモヤモヤするとか・・・
→ ここにも肯定的意図があります。例えば、モヤモヤすることで、「評価する人が適切な評価ができず、本当は自分が評価されると考える」とか「自分の存在意義を守りたい」とか・・・そういったものです。

あまりここでは詳しくは説明しませんが、その行動の背景には「どのような思い」があるのかを考えたり、本人と話し合ったりすることが必要かもしれません。

(ラポール)
ラポールはフランス語の「RAPPORT」が語源で「橋を架ける」という意味があります。お互いに心が通じ合い、安心して相手を受け入れることができる信頼関係が構築できている状態を意味します。
ラポールをどのようにして形成していくかは、また次回に詳しくお伝えしたいと思いますが、ポイントのみお伝えします。

「人は自分と似ている人に好感を持ち、自分と似ていない人には距離を感じる」ということです。
例えば、自分はゆっくり話すタイプなのに、ものすごい勢いで捲し立てられるとラポールは築けません。

自分は割と低い声の方なのに、甲高い声で話されると、ラポールは築けません。

要するに、相手の特徴や状況に合わせてコミュニケーションを取ることで、相手との距離感が縮まり、ラポールが築きやすくなるということです。

(長くなったので、詳しくは次回のブログで書きます)

【今日のポイントの振り返り】

マネジメントに大きく偏重した組織活性化策は上手くいかないことも多い。その原因は、組織心理(組織を構成する個人の心理や組織風土)に配慮されていないということが考えられます。

組織心理に配慮するためのポイントはいくつもありますが、ここでは2つ。

1.肯定的意図

2.ラポール

に配慮しながら、マネジメント施策を実行していくことが必要ということです。

中小企業診断士 岡原慶高

 

組織活性化の秘訣を動画にしました!

 

 

 

 

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AIもできる?「やる気を出して」は禁句、信頼関係と伴走力から高まるパフォーマンス

2023.3.20

阪本です。最近、新しい言葉が飛び交っていて、追いつくのに必死です。先日、DAO(分散型自律組織)という説明を展示会で聞き、調べてみると分かったような、分からないような・・・数年前、ティール組織(自律分散型組織)が注目され、私も、勉強したりあちこちでお話ししたり、友人と議論したりしていました。DAOは分散型自律組織という日本語略。さらに進化しているものかというとまたちょっと違うようです。気になる方はぜひググってみて下さいね。いや、chatGPTで聞いてみて下さい。感覚的にですが、未来の組織の形はどんどんフラットに変化していきそうです。

「先生」の役割が変化

さらに、今ホットなchatGPTをはじめとして、何でも手元にスマホがあれば、どこでもいつでも人に聞かなくても調べることができる世の中。当然のことながらすでに、知識のインプットは動画で手軽にできるようになってきて、悩み事もAIに相談すれば一般的な回答には簡単に行きつけます。そんな中、学校に求められるのは、指導するのではなく、引き出して自分で選択して判断して切り開いていく力をつけてあげること、励まして、寄り添って、生徒に合わせて対話を重ね、人と人の関係性を学んでいける場を作ること、プロジェクトをチームで推進できるようになること、そのために支えることなどが先生の役割になっていきそうです。選択肢があることを気づかせてあげたり、何気なく支えてあげたり、学びを促していく「伴走者」の役割が今まで以上に求められると思います。

信頼関係の構築と伴走する力

企業のリーダーも同じですよね。リーダーに求められる役割は組織の個々のメンバーやチームの伴走者であること。以前のブログでもご紹介した、「サーバントリーダー」と通じますが、信頼関係の構築を前提に、伴走力が必要です。私たちのような経営支援業の役割も「伴走者」であり、またそのクライアント様の従業員、その先のお客様、そして社会全体を含めたあらゆるステークホルダーに価値をもたらすために仕事と思っています。お客様と信頼関係の構築は何より大切、すぐに頼れる存在でありたいと切磋琢磨しています。(私たち中小企業支援現場でも「伴走型支援」「対話型支援」「経営力再構築伴走支援」の機運醸成が図られています)

伴走者としての声がけ

では、伴走者って具体的にどんな声がけをしますか。

経営者の方とお話ししていて「従業員にやりがいを持って動いてほしい」というようなことを言われることは多いです。「やりがい」「働きがい」はとっても大切なことですし、私自身も「やりがい」を持って働きたいと思っています。ただ、「やりがいを高めて働こう」「やる気を出してほしい」とそのまま伝えてもやりがいややる気は生まれるでしょうか。言われた従業員側は「じゃあ給料どれだけ上がるの?」なんて思いになるでしょう。「がんばって」と言ってやる気はうまれるでしょうか。

他にもよくありがちな言葉に、「何でも聞いて」「いつでも相談して」と声がけし、従業員と話しやすい関係性をつくろうとする姿勢は大切です。一方、従業員の立場からは「話しかけにくい」「伝えても分かってもらえない」「話を聞いてもらえない」というほうが先で「何でも」「いつでも」というあいまいさゆえに余計にコミュニケーションに躊躇が生まれる、そもそも信頼関係が薄いということがないでしょうか。従業員が主体的になれないというのもよく出てくる声です。例えば、1on1をはじめとした対話の場や信頼関係構築のための場を「時間がないから」「面倒だから」とどこかで感じていませんか。すり合わせていける場をスケジュールに入れていくことも大切。「承認しあえる関係性」「エンゲージメント」そして「定着」を高めるための仕組み(「レコグニション」と言われます)をつくり、環境を整えていくことがリーダーとしての役割です。

さらに、このブログを書いている間に、マイクロソフトのワードやエクセルにもAI搭載のニュースが・・・メールの文章も、経営分析も、箇条書きを文章化してくれるようになるそうです。人間だから、AIだからではなく、AIと共存して、人が使うことでAIは強化学習され寄り添えるようになり、人間をモチベートしたり、チームメンバーとなることもできそうです。でも必要なことは普遍的なことなのかなと思います。

信頼関係の構築、人と人の関係性の質の強化、チームワークの醸成、そして伴走力、人間力を磨いていく必要性をますます感じる最近です。これって経営者だから管理職だからではなく、どんな立場でも必要なことですよね。

組織内外における関係性の質を高める仕掛けをつくっていきませんか?研修の中ではメンバーの特性やありたい未来を知って、仕事で活かしてもらえるよう、それぞれの未来に寄り添って支援できるリーダーであるために、他者理解を深めていくことをやっています。そうするとチームワークが自然と生まれ、会社内のコミュニケーションも円滑になり、働く場の活力が高まります。

当社では、会社の状態に合わせて関係性の質を高めていく仕掛けづくりに伴走するご支援しています。

たくさんのオンラインツールも出てきていますが、未来の組織の形をメンバーで想像しながら、次世代のメンバーとも共有し、持続可能な組織基盤を醸成していきましょう。

中小企業診断士 阪本純子

※メンバーの「自己理解・他者理解」を促進し、社員が主体性を引き出して持続可能な組織づくりをしませんか?詳しくはこちらをご覧ください。

 

ひとくくりにしない人事施策 ~ゆとり世代・Z世代が会社に定着する組織づくり~

2023.3.3

3月1日、企業の採用活動の広報が解禁され、本格的な就職活動がスタートしました。会社の将来のために新卒採用を考えている中小企業は多いと思います。しかし、新卒の離職率(新卒が3年以内に会社を辞める割合)は、30%以上と高水準が続いています。すなわち、新卒採用者の3人に1人が3年以内に会社を辞めています。

 

新卒社員が3年以内に離職する理由は様々あります。例えば、ストレス過多や人間関係、社風になじめないなど、今どきのゆとり世代・Z世代らしい理由が多いです。しかし、全員がこのような離職理由ではありません。近年は、ゆとり世代やZ世代が好みそうなイメージのある“ゆるい職場”を理由に大企業をやめる若手従業員が増えています(記事:https://www.businessinsider.jp/post-252302)。

 

このような若手が増えている理由には、就職活動で様々な経験をしている学生が増加していることが背景にあります。例えば、複数の企業への職場見学や長期のインターンシップ、企業とのイベントや連携をして行う活動などがあります。このような他の企業と比較できる経験を持っている学生は“ゆるい職場”に対して、「職場環境は良いが、同じ会社で一生働くことに不安を感じる」と考える人は多いです。

 

また、ゆとり世代やZ世代の価値観が変わっていることも理由に挙げられます。従来は会社が従業員を育てるということが常識でした。しかし、近年は、自分が就職した会社を使って自身を成長させるという発想を持つ人が増えています。このように転職前提で就職活動をしている学生が増えていることが分かります。

 

経営者にとっては、このようにモチベーションが高く、かつ将来活躍が期待される若手従業員の定着率を高めることは必須です。定着率を高める一般的な人事施策として、①動機付け要因を与え、②衛生要因を取り除く、の2つの方法があります。

 

  • 動機付け要因:責任ある仕事を任せること、結果が出れば昇進させることなど
  • 衛生要因:職場環境の改善、人間関係に配慮した配置換えなど

 

これらの人事施策を一斉に実施することも大事ですが、ゆとり世代やZ世代をひとくくりにせず、若手従業員それぞれに合った人事施策を行うことも重要です。なぜならば、若手従業員にはそれぞれの強みや特性、価値観などが異なっているからです。人事面談などを通して、若手従業員としっかりとコミュニケーションをとり、それぞれに合った人事施策やサポートをすることで定着率を高めることができます。

 

弊社では、従業員の定着率を高めるチームづくりに関するセミナーを得意分野としています。興味のある方はぜひ弊社までご連絡ください。

https://lp.accelc.co.jp/ksr

 

経営コンサルタント 平田紘基

承認できる人が人を動かす~承認力の高い人材を育成しよう~

2023.2.3

先月、これまで3年間勉
強してきたNLP(神経言語プログラミング)の認定資格である全米NLP協会認定トレーナー資格を取得することができました。

NLPは、ご存知の方もいると思いますし、そうでない方もいるかもしれません。

NLPとは、Neuro Linguistic Programming(神経言語プログラミング)の頭文字をとったものです。

1970年初頭、カリフォルニア大学の心理学部の生徒であり数学者だったリチャード・バンドラーと言語学の助教授だったジョン・グリンダーが心理学と言語学の観点から新しく体系化した人間心理とコミュニケーションに関する学問です。

行動心理学と認知心理学の融合と言われています。

相手の方や自分自身とのコミュニケーションをより良くしたり、コンプレックスを解消したり、目標達成のためのセルフイメージを高めることができます。

セールスやマーケティングにも応用できる技術です。

社内の管理職のコミュニケーション能力向上、セールス力向上などNLPの技術を活用して、ご支援させていただきます。

 

さて、皆さんには「承認欲求」ってありますか?

おそらく多くの人は「はい!あります!」となるのではないでしょうか。私自身は、「めちゃくちゃあります!」です。

承認欲求は、「他者から認められたい、自分を価値ある存在として認めたい」という願望で、人間の根源的な欲求であると言われています。

しかし、一方で実はこの承認欲求が満たされていない人が多いというのも事実のようです。

 

人はみんな、多かれ少なかれ周りの人から認められたいと思っていますし、周りの人から褒められてうれしくない人はいないのではないでしょうか。

 

SNSの「いいね」がたくさん付くと嬉しいというのも承認欲求ですね。

 

自分の承認欲求を満たして欲しいと思っている人がほとんどなのですが、実際にはなかなかそうはいきません。

そのような中で、もしあなたが・・・

 

「人の承認欲求を満たしてあげられる存在になる」とどうなるでしょうか。

 

きっと、今よりもその人との関係が良くなり、今よりもっと影響力を持った人になることができると思いませんか。

 

そうなんです。

これは、会社組織でも同じなんです。

 

あなたが会社の組織の中で、承認欲求を満たしてくれる人になれば、あなたの影響力は今よりもっと強くなり、社員や部下もモチベーション高く、仕事ができ、生産性が高まります。

 

「ねぎらい、認め、褒める」ことから始めてみませんか?

 

当社では、承認する風土のある会社作りを支援することで、そこで働く人がもっとモチベーション高く、仕事を通じて幸せになると考え、そのような会社を1社でも増やしていきたいと思い活動しています。

 

具体的には、会社に「承認する風土」を根付かせるために、社内に「承認コミュニケーター」を育成しようという活動でになります。

もし、興味を持っていただけたら、お問い合わせください。

中小企業診断士 岡原慶高