私が紹介するのは今回もマクロマンを用いたRPAについてです。RPAについては前回のブログ記事でも紹介していますので、ぜひご覧ください。

業務の生産性を大幅に向上させるツール：RPA（※実演動画あり）

そもそもRPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略称です。仕事上の作業を自動化する技術のことを指します。現在は、その中でも特にPC上の作業を自動化する技術を指しています。

RPAは、①反復的な作業の自動化できる、②人的エラーの削減、③作業効率性の向上、④従業員の業務負担軽減の4つの特徴があります。

日本の特に中小企業では、人手不足解消や生産性向上ために必要なツールとして注目されています。前回の記事ではRPAの必要性やRPAとはどんなものかを知ってもらうために動画を交えて紹介しました。今回はそこから一歩踏み込んで、RPAをどのように使うことができるのかという点について紹介します。

前回はRPAの一種であるマクロマンを用いて文字を抽出して表にまとめる作業を自動化しました。

この作業は、先方から送られてくるたくさんの請求書を1つのエクセルシートにまとめることを想定しています。請求書を1つのファイルにまとめることで二重振込防止による振込手数料の削減や、仕入や外注費等の諸経費がいくらかかっているのかの把握ができます。経営目線では非常に大きなメリットがあります。

しかし、作業者の視点から見ると、コピー＆ペーストの単調な作業の繰り返しのためモチベーションが低下しやすくなります。また、資金管理の作業のため、ミスが許されないというプレッシャーを感じながら業務を行うことになり、心理的に大きな負担となります。

RPAの特徴を踏まえると、この業務は①反復的な作業であるため、RPAによる自動化できます。RPAに切り替えることで②人的エラーが削減すると共に④従業員の業務負担を軽減できます。

また、別の作業についても自動化することができます。それは、アンケートの集計です。アンケートは、お客様や取引先からの直接の声を収集し、それを改善することで売上向上につなげられる企業経営にとって非常に重要な業務の1つです。これも同様にマクロマンにより自動化したのが以下の動画です。

現在、RPAで自動化できるのは、点数化のルールを明確にできる選択式のアンケートだけです。この業務についてもRPAで自動化することで、①反復的な作業を自動化でき、集計の際の②人的エラーを削減でき、ミスが許されないという④従業員の業務負担を軽減できます。さらに、作業時間が大幅に削減できることから③作業効率性も向上します。

RPAを使いこなすことができれば、特にPC上での様々な業務を自動化できるため、生産性が大幅に向上します。前回も同じことを言いましたが、RPAの1つであるマクロマンは無料で使えるため、経営コンサルタントとしてぜひ一度ダウンロードして使われることをおすすめします。

経営コンサルタント

平田　紘基

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毎日の作業を効率的に！代表的な自動化ツール3選とその活用法

企業経営を維持していくためには、売上を増加させつつ、そのためのヒト・モノ・カネなどの経営資源を増やす必要があります。しかし、日本は少子高齢化により、労働人口が年々減少しています。日本経済は、若手人材を中心に人材確保競争が激化しており、企業規模の小さい中小企業は人材を確保することが困難になっています。この背景を踏まえ、今後、企業経営を維持していくためには生産性を向上させることが必須になります。

そのための対策の1つにDXやAIなどデジタル技術を用いて少人数でも売上高を維持、もしくは向上させるという方法があります。今回のブログではそのデジタル技術の1つであるRPAについての紹介とそれを実演した動画を紹介します。

RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略称です。仕事上の作業を自動化する技術のことを指します。現在は、その中でも特にPC上の作業を自動化する技術を指しています。

RPAの主な特徴と利点は以下の4つを挙げることができます。

1つ目は、反復的な作業の自動化です。PC上のデータ入力やファイル管理、レポート作成などの定型業務を自動化することができます。2つ目は、人的エラーの削減です。RPAにより作業は機械が正確に作業を行うため、ミスを減らすことができます。

3つ目は、効率性の向上です。RPAを使用するPCを24時間365日起動し続ければ、常に稼働することができ、かつ作業速度も人間より速いため、生産性を向上させることができます。4つ目は従業員の負担軽減です。PC上の作業の中には繰り返しの単調な作業の物もあります。これをRPAに置き換えることで従業員を単調な作業から解放させ、より付加価値の高い業務に集中してもらうことができます。

以下の動画は、RPAツールの1つであるマクロマンを用いて作業を自動化したものです。この動画では、テキストファイル化した注文書5つをそれぞれの項目ごとにエクセルファイルに整理させた動画です。

RPAを使えば、生産性を大幅に向上させることができます。マクロマンは無料で使えるため、経営コンサルタントとしてぜひ一度ダウンロードして使われることをおすすめします。

経営コンサルタント

平田　紘基

自動化ツールとは

自動化ツールは、繰り返し行われる作業を自動で行うように設定したり、自動化フローを作成することで効率性を大幅に向上させる技術です。自動化ツールを使用することで①時間節約、②作業精度の向上、③生産性の向上のメリットが得られます。今回のブログでは代表的な自動化ツールを3つ紹介します。

①VBA（Visual Basic for Applications）コード

VBAコードは、マイクロソフトが開発したプログラミング言語であり、主にOfficeアプリケーション（Excel、Word、PowerPointなど）の自動化に使用されます。VBAを使うことで、繰り返し行われる作業を自動化したり、複雑な計算やデータ処理を行ったりすることができます。

私はVBAコードを作成し、実行することで2時間かかる作業を1～2分で済ませることができており、作業時間を大幅に短縮することができています。

②マクロマン

マクロマンとはRPA（Robotic Process Automation）の一種です。RPAとは、ロボットによるプロセス自動化のことを指し、主にビジネスで繰り返し行われる作業を自動化する技術です。この技術により、人間が行っていた定型的な作業を自動化することが可能となります。

マクロマンでは、左クリックやエンターボタン、条件分岐や繰り返しなど多数の細かな指示を組み合わせることができるため、PC上での様々な操作を自動化できます。マクロマンは無料で使うことができますが、細かな指示が100種類以上と非常に多いため、使いこなすまでに時間がかかります。

私は、朝のセットアップにマクロマンを使用しており、メールソフトの起動やパソコン上での出退勤の記録などを自動化しています。

③Zapier

Zapierは、生成AIを含むさまざまなアプリケーション間で作業を自動化できるツールであり、異なるオンラインサービス間での連携が可能になります。

Zapierは「Zaps」と呼ばれる自動化フローを作成し、実行することで機能します。Zapはトリガー（最初の動作）とアクション（トリガー後に行われる作業）の組み合わせで構成されます。これらを定義することで作業を自動化できます。

Zapierは6000以上のアプリとの連携が可能で、様々なビジネスプロセスの自動化・効率化を図るのに非常に有効なツールです。ただし、Zap作成で詳細な設定が必要であり、ある程度の慣れが必要であること、また、アクションの多いZapを作成するためには料金がかかる事などのデメリットがあります。

各自動化ツールのメリットとデメリットをまとめると以下の表のようになります。

自動化ツールは、私たちの生活や仕事を根本的に変える可能性を持っています。この革新的な技術を理解し、適切に活用することで、より良い未来を築けます。

経営コンサルタント

平田　紘基