私が紹介するのは今回もマクロマンを用いたRPAについてです。RPAについては前回のブログ記事でも紹介していますので、ぜひご覧ください。
そもそもRPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略称です。仕事上の作業を自動化する技術のことを指します。現在は、その中でも特にPC上の作業を自動化する技術を指しています。
RPAは、①反復的な作業の自動化できる、②人的エラーの削減、③作業効率性の向上、④従業員の業務負担軽減の4つの特徴があります。
日本の特に中小企業では、人手不足解消や生産性向上ために必要なツールとして注目されています。前回の記事ではRPAの必要性やRPAとはどんなものかを知ってもらうために動画を交えて紹介しました。今回はそこから一歩踏み込んで、RPAをどのように使うことができるのかという点について紹介します。
前回はRPAの一種であるマクロマンを用いて文字を抽出して表にまとめる作業を自動化しました。
この作業は、先方から送られてくるたくさんの請求書を1つのエクセルシートにまとめることを想定しています。請求書を1つのファイルにまとめることで二重振込防止による振込手数料の削減や、仕入や外注費等の諸経費がいくらかかっているのかの把握ができます。経営目線では非常に大きなメリットがあります。
しかし、作業者の視点から見ると、コピー＆ペーストの単調な作業の繰り返しのためモチベーションが低下しやすくなります。また、資金管理の作業のため、ミスが許されないというプレッシャーを感じながら業務を行うことになり、心理的に大きな負担となります。
RPAの特徴を踏まえると、この業務は①反復的な作業であるため、RPAによる自動化できます。RPAに切り替えることで②人的エラーが削減すると共に④従業員の業務負担を軽減できます。
また、別の作業についても自動化することができます。それは、アンケートの集計です。アンケートは、お客様や取引先からの直接の声を収集し、それを改善することで売上向上につなげられる企業経営にとって非常に重要な業務の1つです。これも同様にマクロマンにより自動化したのが以下の動画です。
現在、RPAで自動化できるのは、点数化のルールを明確にできる選択式のアンケートだけです。この業務についてもRPAで自動化することで、①反復的な作業を自動化でき、集計の際の②人的エラーを削減でき、ミスが許されないという④従業員の業務負担を軽減できます。さらに、作業時間が大幅に削減できることから③作業効率性も向上します。
RPAを使いこなすことができれば、特にPC上での様々な業務を自動化できるため、生産性が大幅に向上します。前回も同じことを言いましたが、RPAの1つであるマクロマンは無料で使えるため、経営コンサルタントとしてぜひ一度ダウンロードして使われることをおすすめします。
経営コンサルタント
平田 紘基
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